Jan 10, 2013

Disconnect

Ho letto un nuovo articolo in cui si presentano soluzioni al supposto problema delle troppe email che riceviamo per lavoro. L'articolo dice cose tipo "employees at Daimler can have incoming emails automatically deleted during vacations". A me sembra follia pura.
Il problema, a mio parere, e' che le persone non sono in grado di utilizzare i diversi mezzi di comunicazione opportunamente. Il fatto che molti assumano che tutti siano costantemente online pronti a leggere la mail e' uno di questi errori.
L'email serve a comunicare informazioni o concetti anche complessi e che per questo necessitano di piu' di poche righe. Serve soprattutto a richiedere informazioni non urgenti, in quanto la caratteristica principale del mezzo e' la possibilita' che possa non esserci nessuno dall'altra parte a leggere il messaggio. La risposta non e' garantita. Ricordiamo che e' buona norma impostare un messaggio di out of office quando si e' lontani dall'email del lavoro per piu' di 24 ore.
Assodate queste caratteristiche, vediamo che non e' piu' un problema tornare dalle ferie e trovarsi l'inbox stracolma: leggeremo con calma tutti i messaggi, interrompendoci in caso di urgenze o compiti a maggiore priorita'. Chi aveva richieste urgenti e' stato informato dal nostro Out of office e puo' utilizzare altri mezzi piu' opportuni per mettersi in contatto urgentemente con noi.
Se abbiamo rapidamente bisogno di una risposta concisa, possiamo utilizzare un instant messaging, come la chat di skype, ad esempio. Se il destinatario della richiesta e' segnalato come online, possiamo provare a utilizzare questo mezzo. Anche in questo caso, pero', dobbiamo ricordarci che non c'e' garanzia di risposta: il destinatario potrebbe essere in pausa caffe', o semplicemente non aver impostato correttamente la notifica dei nuovi messaggi.
Se abbiamo bisogno urgentemente e con certezza di un'informazione importante, basta alzare il telefono; magari provando prima il fisso dell'ufficio e dopo il cellulare, secondo l'urgenza. Visto che ormai abbiamo il cellulare sempre in tasca, un sms puo' essere considerato una via di mezzo tra l'IM e la telefonata.
Ricordandoci di questi semplici concetti, saremo liberi sia di rispondere alle mail alle 2 di notte, sia di non sentirci obbligati a interromperci ogni 30 secondi per controllare Outlook o gli sms. Senza dover ricorrere ad assurdita' come la cancellazione automatica delle email.

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